Durante nossa conversa “Ask VP of Sales, Ask Me Anything”, surgiu a questão de como um fundador deve escolher as ferramentas da sua startup. Gostei tanto da pergunta que quis continuar a conversa aqui.
Antes de recomendar qualquer coisa, eu gostaria de entender no que você está trabalhando. Se está tentando mostrar uma demonstração aos primeiros usuários, vamos falar de desenvolvimento e lançamento. Se tem uma empresa de serviços, talvez o mais urgente seja enviar uma proposta e conquistar o primeiro cliente. Eu usaria o mesmo orçamento de software de maneiras bem diferentes nessas duas situações.
Mas começaria as duas conversas por algo bastante comum: as ferramentas de escritório. Sua equipe consegue trabalhar no mesmo documento? Um cliente consegue entrar em uma chamada sem dor de cabeça? Eu resolveria isso primeiro.
Foi essa conversa que quis colocar no papel. Começar pelo trabalho do dia a dia e acompanhar o negócio conforme ele cresce e as decisões ficam mais complicadas. É assim que eu pensaria nisso com você.
1. Comece as ferramentas da startup pelo básico de escritório
E-mail corporativo, calendários, documentos compartilhados, mensagens e reuniões são necessidades operacionais básicas. Resolva essas questões antes de gastar tempo comparando softwares especializados.
Para uma equipe pequena, eu começaria com uma suíte de escritório que cobrisse a maior parte dessas necessidades com uma conta e uma cobrança em comum. Compare a solução com a forma como sua equipe e seus clientes já trabalham.
| Necessidade | O que verificar |
|---|---|
| E-mail e calendário | E-mail com domínio da empresa, calendários compartilhados, agendamento entre fusos horários |
| Documentos e planilhas | Edição simultânea, histórico de versões, compatibilidade de arquivos, acesso offline |
| Armazenamento e compartilhamento | Propriedade dos arquivos pela empresa, permissões para compartilhamento externo, limites de espaço |
| Mensagens da equipe | Histórico pesquisável, canais, acesso de convidados, notificações |
| Reuniões | Acesso simples para convidados, compartilhamento de tela, gravação, transcrição |
Confira o plano específico. Aplicativos para computador, gravações, armazenamento e controles administrativos podem exigir assinaturas diferentes.
Se a equipe trabalha principalmente em documentos compartilhados no navegador, priorize a facilidade de colaboração. Se usa planilhas complexas ou documentos de clientes com formatação elaborada, teste esses arquivos antes de contratar. A familiaridade também importa: a equipe usará esse ambiente todos os dias.
Depois decida se precisa de um produto separado para mensagens ou reuniões. Ele pode ser útil para canais com clientes, reuniões maiores ou uma necessidade específica de gravação. Defina o requisito antes de adicionar outra assinatura.
Teste a configuração com alguém de fora: envie um convite de calendário, faça uma reunião e compartilhe um documento para edição. Veja o que a pessoa consegue acessar sem pagar por outra conta. Garanta também que os arquivos da empresa pertençam a contas administradas por ela e que exista uma forma clara de remover o acesso quando alguém sair.
Adicione ferramentas nessa ordem, conforme o trabalho exigir.
2. Escolha o software da startup conforme o modelo e a fase do negócio
Duas perguntas precisam ser respondidas juntas: você está construindo uma demonstração ou operando um negócio que precisa crescer? E sua atividade principal é desenvolver produtos ou vender e prestar serviços?
Ferramentas para construir uma demonstração de produto
Imagine que você está desenvolvendo um produto de software e precisa mostrar a ideia a possíveis clientes. Um protótipo clicável pode bastar para uma primeira conversa. Se as pessoas precisam testar um aplicativo funcionando, você terá que conseguir desenvolvê-lo e disponibilizá-lo. Dependendo das suas habilidades, isso pode significar um criador de aplicativos ou um ambiente de desenvolvimento com controle de versão, ferramentas de programação e hospedagem.
O teste imediato é conseguir colocar a ideia diante de alguém e aprender com a resposta. Um documento compartilhado pode guardar anotações de entrevistas. Um quadro simples de tarefas pode acompanhar mudanças. Acrescente mais estrutura quando o trabalho exigir.
Ferramentas para uma empresa de vendas ou serviços
Agora imagine que você está abrindo uma consultoria. A primeira configuração precisa ajudar a acompanhar possíveis clientes, preparar propostas, entregar projetos e cobrar pelos serviços. Você pode começar com uma planilha de oportunidades e documentos compartilhados para propostas. Se várias pessoas precisam assumir negociações e coordenar os próximos contatos, um sistema de gestão de relacionamento com clientes, ou CRM, pode ser útil. Teste se ele deixa claros os responsáveis e as próximas ações.
Nesse tipo de negócio, uma passagem confiável da proposta assinada para a execução do projeto pode ser a melhoria mais valiosa. As ferramentas devem mostrar o escopo acordado, o responsável, o prazo e a situação do faturamento.
Ferramentas para crescer e desenvolver a atuação no mercado
Quando o negócio entra na fase de expansão e estrutura sua atuação comercial, reveja as ferramentas. Um produto de software em uso pode precisar de acompanhamento de problemas, análise de uso do produto, monitoramento de erros e suporte ao cliente. A equipe deve conseguir ligar um comentário de cliente a uma tarefa de desenvolvimento e acompanhá-la até o lançamento. Uma empresa de serviços em crescimento pode precisar de responsáveis mais claros por cada conta, planejamento de recursos e relatórios de rentabilidade dos projetos.
Use um problema observável como sinal. Contatos de acompanhamento esquecidos repetidamente justificam melhorar o processo comercial e o CRM. Problemas de clientes que se perdem entre o chat e a engenharia justificam uma passagem de informações melhor. O motivo da compra deve ser fácil de explicar a quem usará a ferramenta.
Escolha ferramentas para o trabalho de hoje e adicione recursos conforme crescer.
3. Escolha ferramentas de crescimento conforme o processo de aquisição
Prospecção ativa, conteúdo, aquisição paga e parcerias envolvem trabalhos diferentes. Escolha o canal que vai testar e descreva as etapas necessárias.
Pense na geração de leads. Um processo comum é identificar empresas-alvo, encontrar as pessoas certas, avaliar seu potencial, entrar em contato e acompanhar as oportunidades que surgirem.
Defina quais etapas precisam de software. Talvez você precise de dados de empresas e contatos, enriquecimento para completar informações, gestão de campanhas de contato ou um CRM para acompanhar oportunidades. Essas funções podem se sobrepor, então confira quanto do processo uma única compra já cobre.
Eu avaliaria separadamente facilidade de uso, capacidade de escala e profundidade dos recursos profissionais:
| Prioridade | O que testar |
|---|---|
| Facilidade de uso | A pessoa responsável consegue criar e executar uma campanha útil sem ajuda constante de especialistas? |
| Capacidade de escala | O que acontece com custos, limites, permissões e administração quando aumentam os registros e usuários? |
| Profundidade dos recursos | É possível criar a segmentação, os relatórios, as personalizações e os controles de que o trabalho precisa? |
Um fundador que faz contatos ocasionais pode, com razão, priorizar algo que consiga operar sozinho. Uma equipe comercial com campanhas em diferentes mercados pode precisar de regras por território, relatórios compartilhados e permissões mais detalhadas. Um profissional experiente em crescimento pode aproveitar um criador flexível de fluxos de trabalho, mesmo que ele exija mais configuração e manutenção.
Recursos avançados têm valor quando alguém sabe usá-los. Antes de comprar, defina quem cuidará da configuração e manterá tudo funcionando.
4. Avalie o software da startup antes de comprar
Um teste deve incluir seus próprios registros, um colega e uma tarefa representativa. É nesse momento que os critérios de compra ficam concretos.
Para a colaboração, teste responsabilidades e passagens de trabalho: crie um registro e entregue-o a outra pessoa. Ela consegue ver o histórico, entender a próxima ação e atualizar o registro sem perguntar a você? Confira se clientes ou prestadores precisam de acesso como convidados e se essas contas custam mais.
Quanto aos múltiplos usos, confira primeiro as assinaturas existentes. Seu CRM talvez já cubra a sequência básica de e-mails de que você precisa. A suíte de escritório pode já oferecer formulários e acompanhamento compartilhado de projetos. Se essas funções forem suficientes, você pode adiar outra compra. Quando uma ferramenta especializada se tornar útil, decida onde ficarão os registros de referência para evitar cópias conflitantes.
Para os custos de software, calcule a conta para a equipe atual e para uma próxima fase plausível. Inclua licenças de usuários, contatos, créditos de uso, cobranças por integrações e funções que exijam um plano superior. Considere também o tempo de configuração e o trabalho de quem fará a manutenção. Registre o preço cheio após o fim do desconto para startups antes de assumir um compromisso anual.
Para integrações e portabilidade dos dados, examine a API, os webhooks e as opções de exportação. Se os dados importam, teste a exportação. Confira se inclui notas, anexos, campos personalizados e histórico de atividades. Confirme que a integração necessária está disponível no plano que pretende contratar.
Para a conformidade, comece pelos clientes e pelos dados que você trata. Verifique as condições de tratamento de dados, os locais de armazenamento, os controles de acesso e a documentação de segurança que os clientes pedirão. Se um cliente exige login único ou registros de auditoria, inclua o plano que os oferece na comparação de preços. Um selo de segurança do fornecedor é apenas uma parte dessa avaliação.
Para o suporte, envie uma pergunta real de implementação durante o teste. Veja se a resposta resolve a questão. Pergunte quais canais seu plano inclui, em quais horários há atendimento e o que acontece se um processo essencial para o negócio parar de funcionar.
Por fim, teste a compatibilidade com as ferramentas dos clientes. Uma empresa de serviços pode precisar entregar arquivos no sistema de documentos de um cliente ou atualizar chamados no sistema de projetos dele. Verifique a passagem exata, incluindo permissões e qual sistema é responsável por cada atualização. Um logotipo de integração em um site não responde a essas questões.
Defina o que falta, teste uma tarefa real e só então decida.
5. Avalie fornecedores de software e oportunidades de parceria
Se alguém com quem você já trabalha oferece um produto adequado, eu o colocaria cedo na lista de opções.
Essa relação pode criar valor além do software. Vocês podem realizar um webinar conjunto, publicar uma história de cliente ou apresentar empresas relevantes um ao outro. Também podem compartilhar feedback sobre os produtos e ajudar a entender um mercado. Para uma empresa jovem, essas conexões podem ser úteis junto com o próprio produto.
O serviço importa. Uma relação existente pode dar acesso a alguém que entende seu ambiente e ajuda a começar. Pergunte o que pode ser oferecido de fato: ajuda na implementação, um contato de suporte definido ou um caminho claro para escalar problemas. Confirme que o serviço continuará conforme o uso aumentar.
O produto ainda precisa cumprir sua função, e qualquer oportunidade de marketing conjunto exige interesse mútuo e um público relevante. Coloque os dois lados na discussão: se o software atende à necessidade e se vale a pena desenvolver a parceria.
Se não tiver conexões relevantes, marcas estabelecidas são um ponto de partida sensato para pesquisar. Procure documentação atual, referências de empresas parecidas com a sua e evidências de que o fornecedor oferece as integrações necessárias.
Você pode montar essa lista com uma busca na web ou pedir que um agente pesquise. Explique a situação real:
Compare opções de CRM para uma empresa de serviços B2B com cinco pessoas. Precisamos de responsabilidade compartilhada pelas negociações, histórico de e-mails, acompanhamento de propostas e uma exportação que inclua notas. As soluções devem funcionar com nossos sistemas atuais de e-mail e documentos. Verifique preços atuais para cinco e quinze usuários, limites de integração e opções de suporte. Use fontes oficiais e sinalize tudo o que não conseguir verificar.
Faça os melhores candidatos executarem a mesma tarefa real. Importe um pequeno conjunto de registros, atribua trabalho a um colega, conclua uma passagem para o cliente e peça ajuda ao suporte. Antes de pagar, você deve saber o que a equipe consegue fazer com a ferramenta, quanto a próxima fase custará e quem ajudará quando algo der errado.
Perguntas frequentes
O que é um conjunto de ferramentas para startup?
É o conjunto de ferramentas e recursos usados para abrir e operar uma empresa. No dia a dia, inclui software de escritório, ferramentas para entregar seu produto ou serviço e sistemas para encontrar e atender clientes. A combinação adequada depende do modelo de negócio e da fase da empresa.
De quais ferramentas uma startup em fase inicial precisa?
A maioria precisa de e-mail corporativo, calendários, documentos compartilhados, armazenamento e uma forma confiável de fazer reuniões. Depois, acrescente o que a atividade principal exige: desenvolvimento e hospedagem para um produto de software, ou acompanhamento de possíveis clientes, propostas, entrega de projetos e faturamento para serviços.
Quanto uma startup deve reservar para software?
Monte o orçamento a partir dos processos que precisa executar. Some assinaturas, licenças pagas, cobranças por uso, tempo de configuração e administração contínua. Calcule a mesma estrutura para a equipe atual e uma próxima fase plausível, incluindo funções de planos superiores. Confira o custo depois do fim dos descontos.
Ferramentas gratuitas são suficientes para uma startup?
Planos gratuitos podem funcionar enquanto você valida uma ideia ou coordena uma equipe pequena. Confira limites de armazenamento, usuários, exportações, integrações e permissões antes de depender deles. Pague quando um limite impedir trabalho necessário, criar risco evitável ou custar mais em esforço manual do que a mudança de plano.
Quando uma startup precisa de CRM?
Considere um CRM quando várias pessoas precisarem gerenciar relacionamentos, contatos de acompanhamento forem esquecidos ou o histórico dos clientes estiver espalhado entre e-mails e planilhas. Comece testando responsáveis pelas negociações, próximas ações, histórico compartilhado e exportações. Uma configuração pequena e bem cuidada é mais útil que uma complexa que ninguém atualiza.
Devo usar uma suíte completa ou ferramentas separadas?
Escolha uma suíte completa quando as funções principais cobrirem o trabalho e a equipe conseguir usá-la com facilidade. Adicione uma ferramenta especializada quando uma necessidade específica justificar custo e manutenção extras. Antes de combinar produtos, teste a passagem de informações e decida qual sistema manterá o registro de referência.
Como evitar o excesso de ferramentas conforme a startup cresce?
Mantenha uma lista de assinaturas com responsável, finalidade, data de renovação e custo total. Confira os recursos existentes antes de comprar. Quando dois produtos cobrirem o mesmo processo, compare o uso real e identifique o que deixaria de funcionar se um fosse retirado. Exporte os registros importantes antes de cancelar.
Conecte suas ferramentas
O Okou conecta suas ferramentas e executa tarefas entre elas, para que você passe menos tempo operando software e mais tempo cuidando do seu negócio.
