“Ask VP of Sales, Ask Me Anything”에서 이야기를 나누다가 창업자는 스타트업에 필요한 도구를 어떻게 골라야 할까 하는 질문이 나왔습니다. 더 이야기해 볼 만한 질문이라고 생각해서 이 글로 이어가게 됐습니다.
무언가를 추천하기 전에 먼저 어떤 일을 하고 있는지 듣고 싶습니다. 첫 사용자에게 데모를 보여주려는 상황이라면 개발과 출시 이야기를 하게 될 겁니다. 서비스 사업을 한다면 제안서를 보내고 첫 고객을 확보하는 일이 더 급할 수도 있겠죠. 두 상황에 같은 소프트웨어 예산이 주어져도 저는 꽤 다르게 쓸 것 같습니다.
다만 어느 쪽이든 시작은 평범한 곳입니다. 기본 업무 환경이죠. 팀이 같은 문서에서 함께 일할 수 있나요? 고객이 번거로운 절차 없이 통화에 참여할 수 있나요? 저는 이런 것부터 해결하고 싶습니다.
그런 대화를 글로 옮겨 보고 싶었습니다. 매일 하는 일에서 시작해 사업이 커지고 선택이 복잡해지는 과정을 따라가는 겁니다. 저라면 여러분과 이렇게 생각을 정리해 보겠습니다.
1. 스타트업 도구는 기본 업무 환경부터 마련하세요
회사 이메일, 캘린더, 공유 문서, 메신저, 회의는 기본적인 운영 수단입니다. 전문 소프트웨어를 비교하는 데 시간을 쓰기 전에 먼저 정하세요.
작은 팀이라면 저는 하나의 계정 체계와 결제로 이런 요구 대부분을 충족하는 오피스 제품군부터 살펴보겠습니다. 팀과 고객이 지금 일하는 방식에 맞는지 비교해 보세요.
| 업무상 필요 | 확인할 사항 |
|---|---|
| 이메일과 캘린더 | 회사 도메인 이메일, 공유 캘린더, 시간대가 다른 사람들과의 일정 조율 |
| 문서와 스프레드시트 | 동시 편집, 버전 기록, 파일 호환성, 오프라인 접근 |
| 파일 저장과 공유 | 회사의 파일 소유권, 외부 공유 권한, 저장 용량 제한 |
| 팀 메신저 | 검색 가능한 대화 기록, 채널, 게스트 접근, 알림 |
| 회의 | 쉬운 게스트 참여, 화면 공유, 녹화, 음성 전사 |
실제로 가입할 요금제를 확인하세요. 데스크톱 앱, 녹화, 저장 공간, 관리 기능은 요금제에 따라 달라질 수 있습니다.
팀이 주로 브라우저에서 공유 문서를 편집한다면 협업하기 쉬운지를 우선하세요. 복잡한 스프레드시트나 서식이 많은 고객 문서를 다룬다면 계약 전에 그 파일로 테스트하세요. 익숙한지도 중요합니다. 팀이 매일 쓸 환경이기 때문입니다.
그다음 메신저나 회의용 제품을 따로 도입할지 결정하세요. 고객과 소통하는 채널, 대규모 회의, 특정 녹화 요구가 있다면 전용 도구가 유용할 수 있습니다. 구독을 추가하기 전에 필요한 기능을 구체적으로 정하세요.
외부 사람과 함께 테스트해 보세요. 캘린더 초대장을 보내고, 회의를 열고, 편집 가능한 문서를 공유하세요. 상대가 추가 유료 계정 없이 어디까지 이용할 수 있는지 확인하세요. 회사 파일은 회사가 관리하는 계정에 속하도록 하고, 누군가 퇴사할 때 접근 권한을 회수하는 방법도 명확히 정해 두세요.
업무에 필요해질 때 이 순서로 도구를 추가하세요.
2. 사업 모델과 단계에 맞는 스타트업 소프트웨어를 선택하세요
두 가지를 함께 판단해야 합니다. 데모를 만드는 단계인가요, 아니면 규모를 키워야 하는 사업을 운영 중인가요? 또 핵심 업무가 제품 개발인가요, 영업과 서비스 제공인가요?
제품 데모를 만드는 도구
소프트웨어 제품을 개발하며 잠재 고객에게 아이디어를 보여줘야 한다고 가정해 보세요. 초기 대화에는 클릭할 수 있는 프로토타입만으로 충분할 수 있습니다. 실제로 작동하는 앱을 써 봐야 한다면 개발하고 배포할 수단이 필요합니다. 자신의 역량에 따라 앱 제작 도구를 쓰거나 버전 관리, 코딩 도구, 호스팅을 갖춘 개발 환경을 마련할 수 있습니다.
당장의 판단 기준은 누군가에게 아이디어를 보여주고 그 반응에서 배울 수 있는지입니다. 인터뷰 메모는 공유 문서에 모을 수 있습니다. 간단한 작업 보드로 변경 사항을 추적할 수도 있습니다. 업무가 요구할 때 더 체계적인 구조를 더하세요.
영업 또는 서비스 사업을 위한 도구
이번에는 컨설팅 회사를 시작한다고 가정해 보세요. 첫 업무 환경은 잠재 고객 추적, 제안서 작성, 프로젝트 수행, 대금 청구를 지원해야 합니다. 기회 관리는 스프레드시트로, 제안서는 공유 문서로 시작할 수 있습니다. 여러 사람이 거래를 담당하고 후속 연락을 조율해야 한다면 고객 관계 관리 시스템인 CRM이 유용해질 수 있습니다. 담당자와 다음 행동이 명확해지는지 테스트하세요.
이 사업에서는 계약된 제안에서 프로젝트 수행으로 안정적으로 넘기는 일이 가장 가치 있는 개선일 수 있습니다. 도구를 통해 합의된 업무 범위, 담당자, 기한, 청구 상태를 볼 수 있어야 합니다.
규모 확장과 시장 진출을 위한 도구
사업이 성장하고 시장 공략을 본격화하면 업무 환경을 다시 살펴보세요. 운영 중인 소프트웨어 제품에는 이슈 추적, 제품 분석, 오류 모니터링, 고객 지원이 필요할 수 있습니다. 팀은 고객 피드백을 개발 작업과 연결하고 출시까지 추적할 수 있어야 합니다. 성장하는 서비스 회사에는 더 명확한 고객 담당 체계, 자원 계획, 프로젝트 수익성 보고가 필요할 수 있습니다.
눈에 보이는 문제를 도입의 계기로 삼으세요. 후속 연락을 반복해서 놓친다면 영업 프로세스와 CRM 운영을 개선할 이유가 됩니다. 고객 문제가 채팅과 개발팀 사이에서 사라진다면 인계 과정을 개선해야 합니다. 구매 이유는 실제 사용자에게 쉽게 설명할 수 있어야 합니다.
지금 하는 일에 맞는 도구를 고르고, 성장에 맞춰 기능을 추가하세요.
3. 고객 확보 과정에 맞는 성장 도구를 고르세요
아웃바운드 영업, 콘텐츠, 유료 고객 유입, 파트너십은 서로 다른 일을 요구합니다. 시험할 채널을 고른 다음 필요한 단계를 정리하세요.
잠재 고객 발굴을 예로 들어 보겠습니다. 보통 목표 기업을 정하고, 적절한 담당자를 찾고, 적합성을 평가하고, 연락한 뒤 생겨나는 영업 기회를 추적합니다.
어떤 단계에 소프트웨어가 필요한지 판단하세요. 기업 및 연락처 데이터, 부족한 정보의 보강, 연락 활동 관리, 기회를 추적할 CRM 등이 필요할 수 있습니다. 이런 기능은 겹칠 수 있으므로 한 제품이 이미 얼마나 많은 과정을 지원하는지 확인하세요.
저는 사용 편의성, 확장성, 전문 기능의 깊이를 따로 평가하겠습니다.
| 우선순위 | 테스트할 내용 |
|---|---|
| 사용 편의성 | 담당자가 전문가의 지속적인 도움 없이 유용한 캠페인을 만들고 운영할 수 있는가 |
| 확장성 | 데이터와 사용자가 늘면 비용, 제한, 권한, 관리 부담이 어떻게 바뀌는가 |
| 전문 기능의 깊이 | 업무에 필요한 타기팅, 보고서, 맞춤 설정, 통제를 구현할 수 있는가 |
가끔 잠재 고객에게 연락하는 창업자라면 혼자 운영할 수 있는 제품을 우선해도 합리적입니다. 여러 시장에서 캠페인을 운영하는 영업팀에는 지역별 규칙, 공유 보고서, 더 세밀한 권한이 필요할 수 있습니다. 경험이 많은 성장 담당자는 설정과 유지보수가 더 필요하더라도 유연한 워크플로 제작 도구를 잘 활용할 수 있습니다.
전문 기능은 사용할 줄 아는 사람이 있을 때 가치가 있습니다. 구매 전에 누가 설정하고 계속 관리할지 정하세요.
4. 스타트업 소프트웨어를 구매하기 전에 평가하세요
시험 사용에는 실제 회사 데이터, 동료, 대표적인 업무가 포함되어야 합니다. 이때 구매 기준이 구체화됩니다.
협업에서는 담당과 업무 인계를 테스트하세요. 레코드를 만들고 다른 사람에게 넘겨 보세요. 그 사람이 이력을 보고 다음 행동을 이해하며, 질문하지 않고 업데이트할 수 있나요? 고객이나 외부 계약자에게 게스트 접근이 필요한지, 그 계정에 추가 비용이 드는지도 확인하세요.
여러 용도 활용에서는 기존 구독부터 확인하세요. 지금 쓰는 CRM이 필요한 간단한 이메일 업무를 이미 지원할 수 있습니다. 오피스 제품군에 양식과 공동 프로젝트 추적 기능이 있을 수도 있습니다. 충분히 쓸 만하다면 추가 구매를 미룰 수 있습니다. 전문 도구가 필요해지면 기준이 되는 데이터를 어디에 둘지 정해 서로 다른 사본이 생기지 않도록 하세요.
소프트웨어 비용은 현재 팀과 현실적으로 예상되는 다음 단계 모두에 대해 계산하세요. 사용자 라이선스, 연락처, 사용 크레딧, 연동 비용, 상위 요금제가 필요한 기능을 포함하세요. 설정 시간과 유지관리 담당자의 작업도 고려해야 합니다. 연간 계약을 맺기 전에 스타트업 할인이 끝난 후의 정상 가격을 기록하세요.
연동과 데이터 이동성에서는 API, 웹훅, 내보내기 기능을 살펴보세요. 중요한 데이터라면 실제로 내보내 보세요. 메모, 첨부 파일, 사용자 지정 필드, 활동 기록이 포함되는지 확인하세요. 필요한 연동이 구매하려는 요금제에 있는지도 확인해야 합니다.
규정 준수는 고객과 처리하는 데이터를 기준으로 역산하세요. 데이터 처리 약관, 저장 위치, 접근 통제, 고객이 요구할 보안 문서를 확인하세요. 고객이 통합 로그인이나 감사 로그를 요구한다면 해당 기능이 있는 요금제로 가격을 비교하세요. 공급업체의 보안 인증 표시는 평가의 일부일 뿐입니다.
지원에서는 시험 사용 중 실제 도입에 관한 질문을 보내세요. 답변으로 문제가 해결되는지 확인하세요. 요금제에 포함된 지원 채널, 응대 시간, 사업에 중요한 업무 흐름이 중단될 때의 대응을 물어보세요.
마지막으로 고객 도구와의 호환성을 테스트하세요. 서비스 회사는 고객의 문서 시스템에 파일을 전달하거나 고객의 프로젝트 시스템에서 티켓을 업데이트해야 할 수 있습니다. 권한과 각 업데이트의 기준이 되는 시스템을 포함해 정확한 전달 과정을 확인하세요. 웹사이트에 연동 로고가 있다고 이런 세부 사항까지 알 수 있는 것은 아닙니다.
부족한 부분을 정의하고 실제 업무로 시험한 다음 결정하세요.
5. 소프트웨어 공급업체와 파트너십 기회를 평가하세요
이미 함께 일하는 사람이 적합한 제품을 제공한다면 저는 초기에 후보에 넣겠습니다.
그 관계는 소프트웨어 이상의 가치를 만들 수 있습니다. 공동 웨비나를 열거나 고객 사례를 함께 발표하거나 관련 기업을 서로 소개할 수 있습니다. 제품 피드백을 나누고 시장을 이해하는 데 도움을 줄 수도 있습니다. 신생 기업에는 제품과 더불어 이런 관계도 도움이 됩니다.
여기서는 서비스가 중요합니다. 기존 관계를 통해 우리 환경을 이해하고 시작을 도와줄 사람에게 접근할 수 있을지 모릅니다. 실제로 무엇을 제공할 수 있는지 물어보세요. 도입 지원인지, 지정된 지원 담당자인지, 문제를 상위 담당자에게 전달하는 명확한 경로인지 확인하세요. 사용량이 늘어도 그 서비스가 계속되는지 알아보세요.
제품은 여전히 필요한 일을 해내야 하고, 공동 마케팅에는 상호 관심과 적절한 대상 고객이 필요합니다. 소프트웨어가 맞는지와 발전시킬 가치가 있는 파트너십인지, 두 측면을 함께 검토하세요.
관련된 인맥이 없다면 알려진 브랜드를 조사 출발점으로 삼는 것도 합리적입니다. 최신 제품 문서, 비슷한 기업의 고객 사례, 필요한 연동을 지원한다는 근거를 찾으세요.
웹 검색으로 후보를 만들거나 에이전트에게 조사를 맡길 수 있습니다. 실제 상황을 설명하세요.
직원 다섯 명인 B2B 서비스 회사에 적합한 CRM을 비교해 주세요. 거래 공동 관리, 이메일 이력, 제안 후 후속 연락 관리, 메모가 포함된 내보내기가 필요합니다. 기존 이메일 및 문서 시스템과 함께 작동해야 합니다. 사용자 다섯 명과 열다섯 명 기준의 현재 가격, 연동 제한, 지원 옵션을 확인하세요. 공식 자료를 사용하고 확인할 수 없는 내용은 표시해 주세요.
유력한 후보로 같은 실제 업무를 수행해 보세요. 소량의 데이터를 가져오고, 동료에게 일을 배정하고, 고객에게 전달을 완료하고, 지원팀에 도움을 요청하세요. 결제 전에 팀이 그 도구로 무엇을 할 수 있는지, 다음 단계에 얼마가 드는지, 문제가 생기면 누가 도울지 알아야 합니다.
자주 묻는 질문
스타트업 도구 모음이란 무엇인가요?
사업을 시작하고 운영하는 데 쓰는 도구와 자원의 집합입니다. 일상 업무에서는 오피스 소프트웨어, 제품이나 서비스를 제공하는 도구, 고객을 찾고 지원하는 시스템이 포함됩니다. 적절한 조합은 사업 모델과 성장 단계에 따라 달라집니다.
초기 스타트업에는 어떤 도구가 필요한가요?
대부분 회사 이메일, 캘린더, 공유 문서, 파일 저장 공간, 안정적인 회의 수단이 필요합니다. 그다음 핵심 사업에 필요한 것을 추가하세요. 소프트웨어 제품에는 개발과 호스팅이, 서비스 사업에는 잠재 고객 추적, 제안, 프로젝트 수행, 청구 기능이 필요합니다.
스타트업은 소프트웨어 예산을 얼마나 잡아야 하나요?
실행해야 하는 업무 흐름부터 파악해 예산을 만드세요. 구독료, 유료 사용자 라이선스, 사용량 요금, 설정 시간, 지속적인 관리 비용을 더하세요. 현재 팀과 현실적인 다음 단계에 같은 구성을 적용해 계산하고, 상위 요금제가 필요한 기능도 포함하세요. 할인이 끝난 뒤의 비용도 확인하세요.
무료 도구만으로 충분한가요?
아이디어를 검증하거나 작은 팀을 운영할 때는 무료 요금제로 충분할 수 있습니다. 다만 의존하기 전에 저장 공간, 사용자 수, 내보내기, 연동, 권한 제한을 확인하세요. 제한 때문에 필요한 일을 못 하거나 피할 수 있는 위험이 생기거나 수작업 비용이 업그레이드 비용보다 커지면 유료화를 고려하세요.
스타트업에 CRM이 필요한 시점은 언제인가요?
여러 사람이 관계를 관리해야 하거나 후속 연락을 놓치거나 고객 이력이 받은편지함과 스프레드시트에 흩어져 있다면 CRM을 고려하세요. 거래 담당, 다음 행동, 공유 이력, 내보내기부터 테스트하세요. 아무도 업데이트하지 않는 복잡한 시스템보다 작더라도 꾸준히 관리하는 시스템이 더 유용합니다.
통합 제품군과 개별 도구 중 무엇을 선택해야 하나요?
핵심 기능으로 업무를 처리할 수 있고 팀이 쉽게 쓸 수 있다면 통합 제품군을 고르세요. 특정 요구가 추가 비용과 유지관리 부담을 정당화할 때 전문 도구를 더하세요. 여러 제품을 조합하기 전에 인계 과정을 시험하고 어느 시스템에 기준 데이터를 둘지 결정하세요.
스타트업이 성장할 때 도구가 지나치게 늘어나는 것을 어떻게 막나요?
각 구독의 담당자, 목적, 갱신일, 전체 비용을 기록한 목록을 유지하세요. 새로 구매하기 전에 기존 기능을 확인하세요. 두 제품이 같은 업무를 지원한다면 실제 사용량을 비교하고 하나를 없앨 때 무엇이 작동하지 않을지 파악하세요. 해지하기 전에 중요한 데이터를 내보내세요.
도구를 연결하세요
Okou는 도구를 연결하고 도구 간 작업을 처리합니다. 소프트웨어를 조작하는 시간을 줄이고 사업 운영에 더 많은 시간을 쓸 수 있습니다.
