फ़ाउंडर के तौर पर अपने स्टार्टअप के टूल कैसे चुनें

हमारी “Ask VP of Sales, Ask Me Anything” बातचीत में यह सवाल उठा कि एक फ़ाउंडर को अपने स्टार्टअप के टूल कैसे चुनने चाहिए। मुझे सवाल इतना अच्छा लगा कि लगा, इस पर यहाँ थोड़ी और बात होनी चाहिए।

कुछ भी सुझाने से पहले मेरे लिए यह समझना ज़रूरी होगा कि आप किस काम में लगे हैं। अगर आपको शुरुआती यूज़रों को डेमो दिखाना है, तो बात उसे बनाने और लॉन्च करने की होगी। अगर आपका सर्विस बिज़नेस है, तो शायद अभी प्रस्ताव भेजना और पहला क्लाइंट हासिल करना ज़्यादा ज़रूरी हो। इन दोनों स्थितियों में एक ही सॉफ़्टवेयर बजट को खर्च करने का मेरा तरीका बहुत अलग होगा।

लेकिन दोनों बातचीत की शुरुआत मेरे लिए एक साधारण जगह से होगी: रोज़मर्रा के ऑफ़िस टूल। क्या टीम एक ही दस्तावेज़ पर साथ काम कर सकती है? क्या ग्राहक बिना परेशानी कॉल में जुड़ सकता है? पहले ये बातें ठीक होनी चाहिए।

यही बातचीत लिखकर साझा करने का मन हुआ। रोज़ के काम से शुरू करें, फिर देखें कि कारोबार बढ़ने और फ़ैसले जटिल होने पर ज़रूरतें कैसे बदलती हैं। मेरे हिसाब से हम इस तरह साथ बैठकर इसे समझ सकते हैं।

1. स्टार्टअप के टूल चुनते समय ऑफ़िस की बुनियादी ज़रूरतों से शुरू करें

कंपनी का ईमेल, कैलेंडर, साझा दस्तावेज़, टीम मैसेजिंग और मीटिंग रोज़मर्रा के संचालन की बुनियादी ज़रूरतें हैं। विशेष काम वाले सॉफ़्टवेयर की तुलना में समय लगाने से पहले इन्हें तय करें।

छोटी टीम के लिए मेरी शुरुआत ऐसे ऑफ़िस सुइट से होगी जो एक अकाउंट व्यवस्था और एक बिल के तहत इनमें से ज़्यादातर ज़रूरतें पूरी करे। देखें कि वह टीम और ग्राहकों के मौजूदा काम करने के तरीके से कितना मेल खाता है।

ऑफ़िस की ज़रूरत	क्या जाँचना है
ईमेल और कैलेंडर	कंपनी के डोमेन वाला ईमेल, साझा कैलेंडर, अलग-अलग टाइम ज़ोन में समय तय करना
दस्तावेज़ और स्प्रेडशीट	एक साथ एडिट करना, संस्करणों का इतिहास, फ़ाइलों की अनुकूलता, ऑफ़लाइन पहुँच
फ़ाइल स्टोरेज और शेयरिंग	कंपनी का स्वामित्व, बाहरी लोगों से साझा करने की अनुमति, स्टोरेज सीमा
टीम मैसेजिंग	खोजने योग्य इतिहास, चैनल, गेस्ट एक्सेस, नोटिफ़िकेशन
मीटिंग	मेहमानों का आसानी से जुड़ना, स्क्रीन शेयरिंग, रिकॉर्डिंग, बातचीत का लिखित रूप

जिस प्लान की सदस्यता ले रहे हैं, उसे ठीक से जाँचें। डेस्कटॉप ऐप, रिकॉर्डिंग, स्टोरेज और एडमिन सुविधाएँ अलग-अलग प्लान में मिल सकती हैं।

अगर टीम मुख्य रूप से ब्राउज़र में साझा दस्तावेज़ एडिट करती है, तो सहयोग की आसानी को प्राथमिकता दें। अगर काम में जटिल स्प्रेडशीट या बहुत फ़ॉर्मैटिंग वाले ग्राहक दस्तावेज़ हैं, तो खरीदने से पहले उन्हीं फ़ाइलों से जाँच करें। टूल से परिचित होना भी मायने रखता है: टीम इसे रोज़ इस्तेमाल करेगी।

फिर तय करें कि मैसेजिंग या मीटिंग के लिए अलग उत्पाद चाहिए या नहीं। ग्राहकों से बातचीत के चैनल, बड़ी मीटिंग या रिकॉर्डिंग की किसी खास ज़रूरत के लिए अलग टूल उपयोगी हो सकता है। एक और सदस्यता जोड़ने से पहले ज़रूरत स्पष्ट करें।

कंपनी के बाहर किसी व्यक्ति के साथ पूरी व्यवस्था आज़माएँ: कैलेंडर निमंत्रण भेजें, मीटिंग करें और एडिट करने के लिए दस्तावेज़ साझा करें। देखें कि वह दूसरा पेड अकाउंट खरीदे बिना क्या कर सकता है। कंपनी की फ़ाइलें कंपनी के नियंत्रण वाले अकाउंट में हों और किसी के जाने पर उसकी पहुँच हटाने का तरीका भी स्पष्ट हो।

काम की ज़रूरत पड़ने पर इसी क्रम में टूल जोड़ें।

2. बिज़नेस मॉडल और चरण के अनुसार स्टार्टअप सॉफ़्टवेयर चुनें

दो सवाल साथ समझने होंगे: क्या आप डेमो बना रहे हैं या ऐसा कारोबार चला रहे हैं जिसे बड़े स्तर पर ले जाना है? और आपका मुख्य काम उत्पाद बनाना है या बिक्री तथा सेवाएँ देना?

उत्पाद का डेमो बनाने के लिए टूल

मान लीजिए आप सॉफ़्टवेयर उत्पाद बना रहे हैं और संभावित ग्राहकों को विचार दिखाना है। शुरुआती बातचीत के लिए क्लिक करके देखा जा सकने वाला प्रोटोटाइप पर्याप्त हो सकता है। अगर उन्हें काम करता हुआ ऐप आज़माना है, तो उसे बनाने और उपलब्ध कराने का तरीका चाहिए। आपके कौशल के अनुसार यह ऐप बनाने वाला टूल हो सकता है या संस्करण नियंत्रण, कोडिंग टूल और होस्टिंग वाला विकास परिवेश।

अभी की कसौटी यह है कि क्या आप किसी को विचार दिखाकर उसकी प्रतिक्रिया से सीख सकते हैं। इंटरव्यू के नोट्स साझा दस्तावेज़ में रखे जा सकते हैं। बदलावों को देखने के लिए एक साधारण टास्क बोर्ड काफी हो सकता है। काम की माँग बढ़ने पर व्यवस्था बढ़ाएँ।

बिक्री या सर्विस बिज़नेस के लिए टूल

अब मान लीजिए आप कंसल्टेंसी शुरू कर रहे हैं। शुरुआती व्यवस्था को संभावित ग्राहकों पर नज़र रखने, प्रस्ताव बनाने, प्रोजेक्ट पूरे करने और बिल भेजने में मदद करनी चाहिए। अवसरों के लिए स्प्रेडशीट और प्रस्तावों के लिए साझा दस्तावेज़ से शुरुआत हो सकती है। अगर कई लोगों को सौदों की ज़िम्मेदारी और आगे की बातचीत का समन्वय करना है, तो ग्राहक संबंध प्रबंधन प्रणाली, यानी CRM, उपयोगी हो सकती है। जाँचें कि उससे ज़िम्मेदारी और अगला कदम स्पष्ट होते हैं या नहीं।

ऐसे कारोबार में हस्ताक्षर किए गए प्रस्ताव से प्रोजेक्ट के काम तक भरोसेमंद हस्तांतरण सबसे उपयोगी सुधार हो सकता है। टूल में तय काम का दायरा, ज़िम्मेदार व्यक्ति, समय-सीमा और बिल की स्थिति दिखनी चाहिए।

विस्तार और बाज़ार में बिक्री बढ़ाने के लिए टूल

जब कारोबार विस्तार और बाज़ार तक पहुँच बढ़ाने के चरण में आए, तो व्यवस्था दोबारा देखें। चल रहे सॉफ़्टवेयर उत्पाद को समस्याओं की ट्रैकिंग, उत्पाद के उपयोग का विश्लेषण, त्रुटियों की निगरानी और ग्राहक सहायता की ज़रूरत हो सकती है। टीम ग्राहक की प्रतिक्रिया को विकास के काम से जोड़कर रिलीज़ तक उसका पता रख सके। बढ़ती सर्विस कंपनी को क्लाइंट की स्पष्ट ज़िम्मेदारी, संसाधन योजना और प्रोजेक्ट के लाभ की रिपोर्ट चाहिए हो सकती है।

खरीद का संकेत किसी दिखने वाली समस्या को बनाएँ। बार-बार फ़ॉलो-अप छूटना बिक्री प्रक्रिया और CRM सुधारने का कारण है। ग्राहक की समस्या चैट और इंजीनियरिंग टीम के बीच खो जाती है, तो हस्तांतरण बेहतर होना चाहिए। जो व्यक्ति टूल इस्तेमाल करेगा, उसे खरीद की वजह आसानी से समझ आनी चाहिए।

आज के काम के लिए टूल चुनें और बढ़ते कारोबार के साथ क्षमताएँ जोड़ें।

3. ग्राहक हासिल करने की प्रक्रिया के अनुसार विकास के टूल चुनें

खुद ग्राहकों से संपर्क करके बिक्री करना, कंटेंट, पेड विज्ञापन और साझेदारियाँ अलग-अलग काम हैं। जिस चैनल को जाँचना है उसे चुनें, फिर उसके ज़रूरी चरण लिखें।

लीड जनरेशन का उदाहरण लें। आम तौर पर लक्षित कंपनियाँ पहचानना, सही लोगों को ढूँढ़ना, उनकी उपयुक्तता जाँचना, संपर्क करना और बनने वाले अवसरों को ट्रैक करना शामिल होता है।

तय करें कि किन चरणों में सॉफ़्टवेयर की मदद चाहिए। कंपनी और संपर्कों का डेटा, अधूरी जानकारी भरने के लिए डेटा संवर्धन, संपर्क अभियानों का प्रबंधन या अवसरों के लिए CRM की ज़रूरत हो सकती है। इन क्षमताओं में दोहराव हो सकता है, इसलिए देखें कि एक खरीद पहले से कितनी प्रक्रिया पूरी करती है।

मेरे हिसाब से उपयोग की आसानी, विस्तार की क्षमता और पेशेवर सुविधाओं की गहराई को अलग-अलग परखना चाहिए:

प्राथमिकता	क्या आज़माएँ
उपयोग की आसानी	क्या ज़िम्मेदार व्यक्ति विशेषज्ञ की लगातार मदद के बिना उपयोगी अभियान बना और चला सकता है?
विस्तार की क्षमता	रिकॉर्ड और यूज़र बढ़ने पर लागत, सीमाएँ, अनुमतियाँ और प्रशासन कैसे बदलते हैं?
सुविधाओं की गहराई	क्या काम के लिए ज़रूरी लक्ष्य निर्धारण, रिपोर्ट, कस्टमाइज़ेशन और नियंत्रण मिलते हैं?

कभी-कभार संभावित ग्राहकों से संपर्क करने वाला फ़ाउंडर ऐसा टूल चुन सकता है जिसे वह खुद चला सके। अलग-अलग बाज़ारों में अभियान चलाने वाली बिक्री टीम को क्षेत्र के नियम, साझा रिपोर्ट और विस्तृत अनुमतियाँ चाहिए हो सकती हैं। अनुभवी ग्रोथ विशेषज्ञ लचीले वर्कफ़्लो बिल्डर से फायदा ले सकता है, भले ही उसे अधिक सेटअप और रखरखाव चाहिए।

गहरी पेशेवर सुविधाएँ तभी काम की हैं जब किसी को उनका इस्तेमाल आता हो। खरीदने से पहले तय करें कि सेटअप और नियमित संचालन की ज़िम्मेदारी किसकी होगी।

4. खरीदने से पहले स्टार्टअप सॉफ़्टवेयर का मूल्यांकन करें

ट्रायल में अपना डेटा, एक सहकर्मी और वास्तविक काम जैसी कोई गतिविधि शामिल करें। यहीं खरीद के मानदंड ठोस बनते हैं।

सहयोग के लिए ज़िम्मेदारी और काम का हस्तांतरण जाँचें: एक रिकॉर्ड बनाएँ और दूसरे व्यक्ति को सौंपें। क्या वह इतिहास देखकर अगला काम समझ सकता है और आपसे पूछे बिना अपडेट कर सकता है? देखें कि ग्राहकों या कॉन्ट्रैक्टरों को गेस्ट एक्सेस चाहिए या नहीं और क्या उसका अलग शुल्क है।

कई कामों में उपयोग के लिए पहले मौजूदा सदस्यताएँ देखें। आपका CRM शायद ज़रूरी साधारण ईमेल प्रक्रिया पहले से संभालता हो। ऑफ़िस सुइट में फ़ॉर्म और साझा प्रोजेक्ट ट्रैकिंग भी हो सकती है। अगर ये सुविधाएँ पर्याप्त हैं, तो नई खरीद टाली जा सकती है। जब विशेष टूल उपयोगी लगे, तय करें कि मुख्य आधिकारिक रिकॉर्ड कहाँ रहेंगे, ताकि लोग विरोधाभासी प्रतियाँ न रखें।

सॉफ़्टवेयर लागत में वर्तमान टीम और अगले संभावित चरण, दोनों का बिल निकालें। यूज़र लाइसेंस, संपर्क, उपयोग क्रेडिट, इंटीग्रेशन शुल्क और ऊँचे प्लान वाली सुविधाएँ शामिल करें। सेटअप का समय और रखरखाव करने वाले व्यक्ति का काम भी गिनें। वार्षिक अनुबंध से पहले स्टार्टअप छूट खत्म होने के बाद की पूरी कीमत लिख लें।

इंटीग्रेशन और डेटा पोर्टेबिलिटी के लिए API, वेबहुक और एक्सपोर्ट विकल्प देखें। डेटा महत्वपूर्ण है तो एक्सपोर्ट आज़माएँ। क्या उसमें नोट्स, अटैचमेंट, कस्टम फ़ील्ड और गतिविधियों का इतिहास आते हैं? पुष्टि करें कि ज़रूरी इंटीग्रेशन उसी प्लान में है जिसे आप खरीदना चाहते हैं।

नियमों के पालन के लिए अपने ग्राहकों और संभाले जाने वाले डेटा से शुरुआत करें। डेटा प्रोसेसिंग की शर्तें, स्टोरेज स्थान, पहुँच नियंत्रण और ग्राहकों द्वारा माँगे जाने वाले सुरक्षा दस्तावेज़ देखें। ग्राहक को सिंगल साइन-ऑन या ऑडिट लॉग चाहिए तो कीमत की तुलना में वही प्लान लें जो यह देता है। विक्रेता का सुरक्षा बैज मूल्यांकन का केवल एक हिस्सा है।

सपोर्ट के लिए ट्रायल के दौरान लागू करने से जुड़ा कोई वास्तविक सवाल भेजें। देखें कि जवाब से समस्या हल होती है या नहीं। पूछें कि प्लान में कौन से सहायता चैनल हैं, टीम कब उपलब्ध होती है और कारोबार के लिए अहम प्रक्रिया रुकने पर क्या होगा।

अंत में ग्राहकों के टूल के साथ अनुकूलता जाँचें। सर्विस कंपनी को ग्राहक के दस्तावेज़ सिस्टम में फ़ाइल देनी या उसके प्रोजेक्ट सिस्टम में टिकट अपडेट करना पड़ सकता है। अनुमतियों और हर अपडेट के लिए मुख्य सिस्टम सहित पूरा हस्तांतरण जाँचें। वेबसाइट पर इंटीग्रेशन का लोगो इन सवालों का जवाब नहीं देता।

कमी पहचानें, वास्तविक काम आज़माएँ, फिर तय करें कि टूल अपनाना है या नहीं।

5. सॉफ़्टवेयर विक्रेताओं और साझेदारी के अवसरों का मूल्यांकन करें

जिस व्यक्ति के साथ आप पहले से काम करते हैं, अगर उसका उत्पाद उपयुक्त है, तो मेरी सूची में उसे शुरुआत में ही जगह मिलेगी।

इस संबंध का मूल्य सॉफ़्टवेयर से आगे भी हो सकता है। आप साथ वेबिनार कर सकते हैं, ग्राहक की कहानी प्रकाशित कर सकते हैं या एक-दूसरे को संबंधित कंपनियों से मिला सकते हैं। उत्पाद पर प्रतिक्रिया साझा करना और बाज़ार समझने में मदद करना भी संभव है। नई कंपनी के लिए उत्पाद के साथ ऐसे संबंध भी उपयोगी हो सकते हैं।

यहाँ सेवा मायने रखती है। मौजूदा संबंध आपको ऐसे व्यक्ति तक पहुँचा सकता है जो आपकी व्यवस्था समझता हो और शुरुआत में मदद कर सके। स्पष्ट पूछें कि वह क्या दे सकता है: लागू करने में सहायता, तय सपोर्ट संपर्क या गंभीर समस्या आगे पहुँचाने का साफ रास्ता। पुष्टि करें कि उपयोग बढ़ने पर भी यह सेवा जारी रहेगी।

उत्पाद को अपना काम तो करना ही है। संयुक्त मार्केटिंग के लिए दोनों पक्षों की दिलचस्पी और उपयुक्त दर्शक चाहिए। फ़ैसले के दोनों पहलू देखें: सॉफ़्टवेयर ठीक बैठता है या नहीं, और साझेदारी आगे बढ़ाने लायक है या नहीं।

अगर संबंधित संपर्क नहीं हैं, तो जाने-पहचाने ब्रांड शोध की एक उचित शुरुआत हैं। वर्तमान उत्पाद दस्तावेज़, आपके जैसी कंपनियों के ग्राहक संदर्भ और ज़रूरी इंटीग्रेशन के समर्थन का प्रमाण खोजें।

वेब खोज से सूची बनाएँ या किसी एजेंट से शोध करवाएँ। उसे अपनी असली स्थिति बताएँ:

पाँच लोगों वाली B2B सर्विस कंपनी के लिए CRM विकल्पों की तुलना करें। हमें सौदों की साझा ज़िम्मेदारी, ईमेल इतिहास, प्रस्तावों का फ़ॉलो-अप और नोट्स सहित एक्सपोर्ट चाहिए। वे हमारे मौजूदा ईमेल और दस्तावेज़ सिस्टम के साथ काम करें। पाँच और पंद्रह यूज़रों की वर्तमान कीमतें, इंटीग्रेशन की सीमाएँ और सपोर्ट विकल्प जाँचें। आधिकारिक स्रोत लें और जिन बातों की पुष्टि नहीं हो सके उन्हें स्पष्ट बताएँ।

सबसे अच्छे उम्मीदवारों को एक ही वास्तविक काम में परखें। थोड़े रिकॉर्ड इम्पोर्ट करें, सहकर्मी को काम दें, ग्राहक को हस्तांतरण पूरा करें और सपोर्ट से सहायता माँगें। भुगतान से पहले पता होना चाहिए कि टीम उस टूल से क्या कर सकती है, अगले चरण की लागत क्या होगी और समस्या होने पर कौन मदद करेगा।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

स्टार्टअप टूलकिट क्या है?

स्टार्टअप टूलकिट उन टूल और संसाधनों का समूह है जिनसे कारोबार शुरू और संचालित किया जाता है। रोज़मर्रा में इसमें ऑफ़िस सॉफ़्टवेयर, उत्पाद या सेवा देने के टूल और ग्राहक खोजने तथा उनकी सहायता करने वाले सिस्टम आते हैं। सही संयोजन बिज़नेस मॉडल और उसके चरण पर निर्भर करता है।

शुरुआती स्टार्टअप को कौन से टूल चाहिए?

ज़्यादातर स्टार्टअप को कंपनी ईमेल, कैलेंडर, साझा दस्तावेज़, फ़ाइल स्टोरेज और भरोसेमंद मीटिंग सुविधा चाहिए। फिर मुख्य कारोबार की ज़रूरतें जोड़ें: सॉफ़्टवेयर उत्पाद के लिए विकास और होस्टिंग, या सर्विस बिज़नेस के लिए संभावित ग्राहकों की ट्रैकिंग, प्रस्ताव, प्रोजेक्ट पूरा करना और बिल भेजना।

स्टार्टअप को सॉफ़्टवेयर के लिए कितना बजट रखना चाहिए?

ज़रूरी कार्यप्रवाह से बजट बनाएँ। सदस्यता, पेड यूज़र, उपयोग शुल्क, सेटअप समय और लगातार प्रशासन की लागत जोड़ें। मौजूदा टीम और अगले संभावित चरण के लिए उसी व्यवस्था की कीमत निकालें, जिसमें ऊँचे प्लान वाली सुविधाएँ भी हों। छूट खत्म होने के बाद की लागत जाँचें।

क्या मुफ़्त टूल स्टार्टअप के लिए पर्याप्त हैं?

विचार जाँचते समय या छोटी टीम चलाते समय मुफ़्त प्लान काम कर सकते हैं। निर्भर होने से पहले स्टोरेज, यूज़र, एक्सपोर्ट, इंटीग्रेशन और अनुमतियों की सीमाएँ देखें। भुगतान तब करें जब सीमा ज़रूरी काम रोके, बचने योग्य जोखिम पैदा करे या हाथ से काम की लागत अपग्रेड से ज़्यादा हो।

स्टार्टअप को CRM कब चाहिए?

जब कई लोगों को संबंध संभालने हों, फ़ॉलो-अप छूट रहे हों या ग्राहक इतिहास ईमेल और स्प्रेडशीट में बिखरा हो, तब CRM पर विचार करें। पहले सौदों की ज़िम्मेदारी, अगली कार्रवाई, साझा इतिहास और एक्सपोर्ट जाँचें। छोटा लेकिन नियमित रूप से संभाला गया सिस्टम उस जटिल सिस्टम से ज़्यादा उपयोगी है जिसे कोई अपडेट नहीं करता।

एक संयुक्त सुइट लें या अलग-अलग टूल?

जब मुख्य सुविधाएँ काम पूरा करें और टीम आसानी से इस्तेमाल कर सके, तो संयुक्त सुइट चुनें। किसी खास ज़रूरत के लिए अतिरिक्त लागत और रखरखाव उचित हों, तभी विशेष टूल जोड़ें। उत्पाद जोड़ने से पहले हस्तांतरण जाँचें और तय करें कि आधिकारिक रिकॉर्ड किस सिस्टम में रहेगा।

स्टार्टअप बढ़ने पर टूल की भीड़ कैसे रोकें?

हर सदस्यता का ज़िम्मेदार व्यक्ति, उद्देश्य, नवीनीकरण तारीख और पूरी लागत लिखें। नया खरीदने से पहले मौजूदा सुविधाएँ देखें। दो उत्पाद एक ही काम करें तो उनका वास्तविक उपयोग तुलना करें और पता लगाएँ कि एक हटाने पर क्या रुक जाएगा। रद्द करने से पहले महत्वपूर्ण रिकॉर्ड एक्सपोर्ट करें।

अपने टूल जोड़ें

Okou आपके टूल जोड़ता है और उनके बीच काम पूरा करता है, ताकि आप सॉफ़्टवेयर चलाने में कम समय और कारोबार चलाने में ज़्यादा समय दे सकें।