In unserer Gesprächsrunde „Ask VP of Sales, Ask Me Anything“ kamen wir auf die Frage, wie man als Gründer die richtigen Tools für sein Startup auswählt. Die Frage hat mich so interessiert, dass ich sie hier weiterverfolgen möchte.
Bevor ich etwas empfehle, würde ich erst einmal hören wollen, woran du arbeitest. Wenn du den ersten Nutzern eine Demo zeigen möchtest, geht es ums Entwickeln und Veröffentlichen. Bei einem Dienstleistungsunternehmen ist vielleicht gerade wichtiger, ein Angebot rauszuschicken und den ersten Kunden zu gewinnen. Dasselbe Softwarebudget würde ich in diesen beiden Fällen ganz unterschiedlich einsetzen.
Beide Gespräche würde ich aber an einer ziemlich unspektakulären Stelle beginnen: bei der Büroausstattung. Kann dein Team gemeinsam an einem Dokument arbeiten? Kann ein Kunde ohne Schwierigkeiten an einem Gespräch teilnehmen? Das würde ich zuerst klären.
Dieses Gespräch wollte ich aufschreiben. Mit der täglichen Arbeit anfangen und dann verfolgen, wie das Unternehmen wächst und die Entscheidungen komplizierter werden. So würde ich das mit dir durchgehen.
1. Beginne dein Startup-Toolkit mit den Grundlagen fürs Büro
Geschäftliche E-Mails, Kalender, gemeinsame Dokumente, Teamkommunikation und Besprechungen gehören zur Grundausstattung. Kläre diese Dinge, bevor du viel Zeit in den Vergleich spezialisierter Software steckst.
Für ein kleines Team würde ich mit einer Office-Suite beginnen, die den größten Teil davon über ein Konto und eine gemeinsame Abrechnung abdeckt. Prüfe, wie gut sie zur Arbeitsweise deines Teams und deiner Kunden passt.
| Bürobedarf | Was du prüfen solltest |
|---|---|
| E-Mail und Kalender | E-Mail-Adressen mit Firmendomain, gemeinsame Kalender, Terminplanung über Zeitzonen hinweg |
| Dokumente und Tabellen | Gleichzeitiges Bearbeiten, Versionsverlauf, Dateikompatibilität, Offline-Zugriff |
| Dateien speichern und teilen | Eigentum beim Unternehmen, Freigaben für Externe, Speichergrenzen |
| Teamkommunikation | Durchsuchbarer Verlauf, Kanäle, Gastzugänge, Benachrichtigungen |
| Besprechungen | Einfacher Gastzugang, Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung, Transkription |
Prüfe den konkreten Tarif. Desktop-Anwendungen, Aufzeichnungen, Speicher und Verwaltungsfunktionen können unterschiedliche Abos erfordern.
Wenn dein Team überwiegend gemeinsam im Browser an Dokumenten arbeitet, sollte die Zusammenarbeit möglichst einfach sein. Geht es um komplexe Tabellen oder aufwendig formatierte Kundendokumente, teste genau diese Dateien vor dem Kauf. Auch Vertrautheit zählt: Das Team wird die Umgebung täglich nutzen.
Entscheide dann, ob du zusätzlich ein separates Chat- oder Meeting-Tool brauchst. Das kann bei Kommunikationskanälen mit Kunden, größeren Besprechungen oder besonderen Anforderungen an Aufzeichnungen sinnvoll sein. Benenne den Bedarf, bevor du ein weiteres Abo abschließt.
Teste die Einrichtung mit jemandem außerhalb des Unternehmens: Verschicke eine Kalendereinladung, halte eine Besprechung ab und gib ein Dokument zur Bearbeitung frei. Prüfe, was die Person ohne weiteres kostenpflichtiges Konto nutzen kann. Unternehmensdateien sollten außerdem zu Firmenkonten gehören. Lege fest, wie du Zugriffe entziehst, wenn jemand das Team verlässt.
Ergänze Tools in dieser Reihenfolge, sobald die Arbeit sie erfordert.
2. Wähle Startup-Software passend zu Geschäftsmodell und Entwicklungsphase
Zwei Fragen gehören zusammen: Entwickelst du eine Demo oder betreibst du bereits ein Unternehmen, das wachsen soll? Und steht bei dir die Produktentwicklung im Mittelpunkt oder der Vertrieb und die Erbringung von Dienstleistungen?
Tools für die Entwicklung einer Produktdemo
Stell dir vor, du entwickelst ein Softwareprodukt und möchtest potenziellen Kunden deine Idee zeigen. Für ein erstes Gespräch reicht vielleicht ein klickbarer Prototyp. Sollen sie eine funktionierende Anwendung ausprobieren, brauchst du Möglichkeiten zum Entwickeln und Bereitstellen. Je nach deinen Kenntnissen kann das ein App-Baukasten sein oder eine Entwicklungsumgebung mit Versionsverwaltung, Programmierwerkzeugen und Hosting.
Entscheidend ist zunächst, ob du jemandem die Idee zeigen und aus der Reaktion lernen kannst. Interviewnotizen passen in ein gemeinsames Dokument. Ein einfaches Aufgabenboard reicht, um Änderungen zu verfolgen. Ergänze weitere Strukturen, wenn die Arbeit sie verlangt.
Tools für ein Vertriebs- oder Dienstleistungsunternehmen
Stell dir nun vor, du gründest eine Beratung. Deine erste Arbeitsumgebung muss dir helfen, Interessenten im Blick zu behalten, Angebote zu erstellen, Projekte umzusetzen und Rechnungen zu schreiben. Eine Tabelle für Verkaufschancen und gemeinsame Dokumente für Angebote können anfangs genügen. Sobald mehrere Personen Geschäfte betreuen und Nachfassaktionen koordinieren, kann ein CRM-System zur Verwaltung von Kundenbeziehungen sinnvoll werden. Teste, ob Zuständigkeiten und nächste Schritte damit klar sind.
Für dieses Geschäftsmodell kann der zuverlässige Übergang vom angenommenen Angebot zur Projektumsetzung besonders wertvoll sein. Die Tools sollten Leistungsumfang, verantwortliche Person, Termin und Abrechnungsstatus sichtbar machen.
Tools für Wachstum und Marktbearbeitung
Wenn das Unternehmen wächst und systematischer in den Markt geht, überprüfe die Ausstattung. Ein bereits genutztes Softwareprodukt braucht möglicherweise Aufgabenverwaltung, Produktanalysen, Fehlerüberwachung und Kundensupport. Das Team sollte Kundenfeedback mit einer Entwicklungsaufgabe verbinden und bis zur Veröffentlichung nachverfolgen können. Ein wachsendes Dienstleistungsunternehmen benötigt vielleicht klarere Kundenverantwortung, Kapazitätsplanung und Auswertungen zur Projektrentabilität.
Nimm ein beobachtbares Problem zum Anlass. Wiederholt versäumte Nachfassaktionen rechtfertigen Verbesserungen am Vertriebsprozess und am CRM. Verschwinden Kundenprobleme zwischen Chat und Entwicklung, braucht es eine bessere Übergabe an den Support beziehungsweise das zuständige Team. Den Kaufgrund solltest du der Person, die das Tool nutzen wird, leicht erklären können.
Wähle Tools für die heutige Arbeit und ergänze Funktionen, wenn das Unternehmen wächst.
3. Wähle Wachstumstools passend zu deinem Ablauf der Kundengewinnung
Aktiver Vertrieb, Inhalte, bezahlte Werbung und Partnerschaften erfordern unterschiedliche Arbeit. Entscheide, welchen Kanal du testen möchtest, und halte die notwendigen Schritte fest.
Nehmen wir die Leadgenerierung. Typischerweise identifizierst du Zielunternehmen, findest passende Ansprechpartner, prüfst deren Eignung, nimmst Kontakt auf und verfolgst die entstehenden Verkaufschancen.
Kläre, welche Schritte Softwareunterstützung brauchen. Das können Unternehmens- und Kontaktdaten, Datenanreicherung, die Verwaltung der Ansprache oder ein CRM zur Verfolgung von Verkaufschancen sein. Diese Funktionen überschneiden sich teilweise. Prüfe deshalb, wie viel des Ablaufs ein einzelnes Produkt schon abdeckt.
Ich würde Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und fachlichen Funktionsumfang getrennt bewerten:
| Priorität | Was du testen solltest |
|---|---|
| Benutzerfreundlichkeit | Kann die verantwortliche Person eine sinnvolle Kampagne ohne ständige Hilfe von Spezialisten aufsetzen und betreiben? |
| Skalierbarkeit | Wie verändern sich Kosten, Grenzen, Berechtigungen und Verwaltungsaufwand mit mehr Datensätzen und Nutzern? |
| Fachlicher Funktionsumfang | Lassen sich Zielgruppenauswahl, Berichte, Anpassungen und Kontrollen umsetzen, die deine Arbeit erfordert? |
Ein Gründer, der gelegentlich Interessenten anspricht, kann zu Recht ein Tool bevorzugen, das er selbst bedienen kann. Ein Vertriebsteam mit Kampagnen in mehreren Märkten braucht vielleicht Gebietsregeln, gemeinsame Berichte und detailliertere Berechtigungen. Ein erfahrener Growth-Verantwortlicher kann von einem flexiblen Workflow-Builder profitieren, der mehr Einrichtung und Pflege verlangt.
Ein großer Funktionsumfang ist dann wertvoll, wenn ihn jemand nutzen kann. Lege vor dem Kauf fest, wer das Tool einrichtet und dauerhaft betreut.
4. Prüfe Startup-Software vor dem Kauf
Ein Test sollte eigene Datensätze, einen Kollegen und eine typische Aufgabe einbeziehen. So werden aus Kaufkriterien konkrete Anforderungen.
Prüfe für die Zusammenarbeit Zuständigkeiten und Übergaben: Lege einen Datensatz an und übergib ihn an eine andere Person. Kann sie den Verlauf sehen, den nächsten Schritt verstehen und den Eintrag ohne Rückfrage aktualisieren? Prüfe, ob Kunden oder externe Mitarbeiter Gastzugänge brauchen und ob diese zusätzlich kosten.
Für mehrere Einsatzmöglichkeiten sieh dir zuerst bestehende Abos an. Dein CRM deckt vielleicht schon die einfache E-Mail-Abfolge ab, die du brauchst. Deine Office-Suite kann möglicherweise Formulare und gemeinsame Projektübersichten verwalten. Reichen diese Funktionen aus, kannst du einen weiteren Kauf verschieben. Wenn ein Spezialtool sinnvoll wird, lege fest, wo die verbindlichen Daten liegen, damit niemand widersprüchliche Kopien pflegt.
Bei den Softwarekosten berechne die Rechnung für das heutige Team und für eine realistische nächste Wachstumsphase. Berücksichtige Nutzerlizenzen, Kontakte, Nutzungsguthaben, Integrationsgebühren und Funktionen, die ein Upgrade erfordern. Rechne auch die Einrichtungszeit und den Aufwand der betreuenden Person ein. Halte den vollen Preis nach Ablauf eines Startup-Rabatts fest, bevor du dich für ein Jahr bindest.
Für Integrationen und Datenübertragbarkeit prüfe API, Webhooks und Exportmöglichkeiten. Teste den Export, wenn die Daten wichtig sind. Werden Notizen, Anhänge, benutzerdefinierte Felder und der Aktivitätsverlauf mitgenommen? Stelle sicher, dass die benötigte Integration in dem Tarif enthalten ist, den du kaufen möchtest.
Bei Compliance gehst du von deinen Kunden und den verarbeiteten Daten aus. Prüfe relevante Vertragsbedingungen zur Datenverarbeitung, Speicherorte, Zugriffskontrollen und Sicherheitsunterlagen, die Kunden verlangen werden. Benötigt ein Kunde Single Sign-on oder Audit-Protokolle, muss der entsprechende Tarif in den Preisvergleich. Ein Sicherheitssiegel des Anbieters ist nur ein Teil der Prüfung.
Beim Support stelle während der Testphase eine echte Frage zur Einrichtung. Prüfe, ob die Antwort das Problem löst. Frage nach den enthaltenen Supportkanälen, den Erreichbarkeitszeiten und dem Vorgehen, wenn ein geschäftskritischer Ablauf ausfällt.
Teste schließlich die Kompatibilität mit den Tools deiner Kunden. Ein Dienstleistungsunternehmen muss vielleicht Dateien in das Dokumentensystem eines Kunden übertragen oder Tickets in dessen Projektsystem aktualisieren. Prüfe die genaue Übergabe einschließlich der Berechtigungen und der Frage, welches System für welche Aktualisierung maßgeblich ist. Ein Integrationslogo auf einer Website beantwortet das nicht.
Kläre die Lücke, teste eine echte Aufgabe und entscheide dann über die Einführung.
5. Bewerte Softwareanbieter und mögliche Partnerschaften
Wenn jemand, mit dem du bereits zusammenarbeitest, ein passendes Produkt anbietet, würde ich es früh in die engere Auswahl nehmen.
Diese Beziehung kann über die Software hinaus wertvoll sein. Vielleicht veranstaltet ihr gemeinsam ein Webinar, veröffentlicht eine Kundengeschichte oder stellt einander passende Unternehmen vor. Ihr könnt außerdem Produktfeedback austauschen und einander helfen, einen Markt besser zu verstehen. Für ein junges Unternehmen können solche Kontakte neben dem Produkt selbst nützlich sein.
Dabei zählt der Service. Über eine bestehende Beziehung erreichst du möglicherweise jemanden, der deine Arbeitsumgebung versteht und beim Einstieg hilft. Frage konkret nach: Unterstützung bei der Einführung, ein fester Supportkontakt oder ein klarer Eskalationsweg. Kläre, ob dieser Service auch bei wachsender Nutzung verfügbar bleibt.
Das Produkt muss die Aufgabe weiterhin erfüllen. Gemeinsames Marketing braucht beiderseitiges Interesse und eine passende Zielgruppe. Betrachte beide Seiten: Passt die Software, und lohnt es sich, die Partnerschaft auszubauen?
Wenn dir passende Kontakte fehlen, sind etablierte Marken ein sinnvoller Ausgangspunkt für die Recherche. Suche nach aktueller Produktdokumentation, Referenzen ähnlicher Unternehmen und Nachweisen, dass der Anbieter deine benötigten Integrationen unterstützt.
Du kannst diese Auswahl per Websuche zusammenstellen oder einen Agenten damit beauftragen. Beschreibe deine tatsächliche Situation:
Vergleiche CRM-Lösungen für ein B2B-Dienstleistungsunternehmen mit fünf Personen. Wir brauchen gemeinsame Zuständigkeiten für Verkaufschancen, den E-Mail-Verlauf, Angebotsnachverfolgung und einen Export einschließlich Notizen. Die Lösungen müssen mit unseren vorhandenen E-Mail- und Dokumentensystemen funktionieren. Prüfe aktuelle Preise für fünf und fünfzehn Nutzer, Integrationsgrenzen und Supportmöglichkeiten. Nutze offizielle Quellen und kennzeichne alles, was du nicht verifizieren kannst.
Lass die stärksten Kandidaten dieselbe echte Aufgabe durchlaufen. Importiere einige Datensätze, weise einem Kollegen Arbeit zu, führe eine Übergabe an einen Kunden durch und bitte den Support um Hilfe. Vor dem Bezahlen solltest du wissen, was das Team mit dem Tool schaffen kann, was die nächste Phase kostet und wer bei Problemen hilft.
Häufige Fragen
Was ist ein Startup-Toolkit?
Ein Startup-Toolkit umfasst die Tools und Ressourcen, mit denen du ein Unternehmen gründest und betreibst. Im Alltag gehören dazu Bürosoftware, Werkzeuge zur Bereitstellung deines Produkts oder deiner Dienstleistung sowie Systeme zur Kundengewinnung und Betreuung. Welche Kombination passt, hängt von Geschäftsmodell und Entwicklungsphase ab.
Welche Tools braucht ein Startup in der Anfangsphase?
Die meisten Startups brauchen Firmen-E-Mail, Kalender, gemeinsame Dokumente, Dateispeicher und eine zuverlässige Möglichkeit für Besprechungen. Hinzu kommen die Anforderungen des Kerngeschäfts: Entwicklung und Hosting für ein Softwareprodukt oder Interessentenverwaltung, Angebote, Projektumsetzung und Rechnungsstellung für ein Dienstleistungsunternehmen.
Wie viel sollte ein Startup für Software einplanen?
Leite das Budget aus den benötigten Arbeitsabläufen ab. Addiere Abogebühren, kostenpflichtige Nutzerlizenzen, Nutzungsgebühren, Einrichtungszeit und laufende Verwaltung. Berechne dieselbe Ausstattung für dein heutiges Team und eine realistische nächste Phase, einschließlich Funktionen aus höheren Tarifen. Prüfe die Kosten nach Ablauf von Rabatten.
Reichen kostenlose Tools für ein Startup aus?
Kostenlose Tarife können ausreichen, um eine Idee zu prüfen oder ein kleines Team zu koordinieren. Kontrolliere Grenzen bei Speicher, Nutzern, Exporten, Integrationen und Berechtigungen, bevor du dich darauf verlässt. Bezahle, wenn eine Grenze notwendige Arbeit verhindert, vermeidbare Risiken schafft oder mehr manuelle Arbeit verursacht, als ein Upgrade kostet.
Wann braucht ein Startup ein CRM-System?
Denke über ein CRM nach, wenn mehrere Personen Kundenbeziehungen pflegen, Nachfassaktionen vergessen werden oder die Kundenhistorie über Postfächer und Tabellen verstreut ist. Teste zunächst Zuständigkeiten, nächste Schritte, gemeinsamen Verlauf und Exporte. Eine kleine, konsequent gepflegte Lösung ist hilfreicher als ein komplexes System, das niemand aktualisiert.
Sollte ich eine Gesamtlösung oder einzelne Tools nutzen?
Wähle eine Gesamtlösung, wenn ihre Kernfunktionen deine Arbeit abdecken und das Team gut damit zurechtkommt. Ergänze ein Spezialtool, wenn ein konkreter Bedarf die zusätzlichen Kosten und die Pflege rechtfertigt. Teste vor der Kombination verschiedener Produkte die Übergabe und lege fest, welches System den verbindlichen Datensatz enthält.
Wie verhindere ich, dass die Zahl der Tools mit dem Startup ausufert?
Führe eine Liste aller Abos mit verantwortlicher Person, Zweck, Verlängerungsdatum und Gesamtkosten. Prüfe vorhandene Funktionen vor einem Neukauf. Decken zwei Produkte denselben Ablauf ab, vergleiche die tatsächliche Nutzung und kläre, was beim Wegfall eines Produkts nicht mehr funktionieren würde. Exportiere wichtige Daten vor der Kündigung.
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